Gmina Tymbark przystąpiła do pilotażowego programu Cyfrowy Urząd realizowanego na terenie województwa małopolskiego w ramach portalu Wrota Małopolski. Korzystając z możliwości, jakie daje Cyfrowy Urząd, obywatel bądź przedstawiciel instytucji (firmy) może rozpocząć załatwianie sprawy przez internet.
Należy pamiętać, że:
Korzystający z Cyfrowego Urzędu może rozpocząć załatwianie sprawy, która znajduje się w katalogu, ale sprawa ta nie zostanie załatwiona przez internet do końca! Po otrzymaniu przez sprawę statusu "Sprawa załatwiona" należy udać się do urzędu w celu odbioru dokumentów, dokonania ewentualnych opłat oraz złożenia stosownych podpisów. Cyfrowy Urząd pozwala na ograniczenie wizyt w urzędzie w stosunku do tradycyjnego załatwiania spraw. A zatem - klient może złożyć przez internet wypełniony dokument (np. wniosek) i nastąpi wszczęcie sprawy w danym urzędzie.
Każda sprawa, jaką można rozpocząć w Cyfrowym Urzędzie posiada swój opis oraz e-formularz. Należy bardzo dokładnie wypełnić e-formularz, aby nie popełnić w nim błędów. Ponieważ nadal w administracji publicznej nie funkcjonuje podpis elektroniczny, to e-formularz identyfikowany jest przez imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu tożsamości (w przypadku osoby fizycznej) oraz REGON i NIP (w przypadku firm i instytucji). Formularze można wysyłać do urzędów biorących udział w pilotażu. Wysłanie e-formularza do urzędu nastąpi dopiero po jego prawidłowym wypełnieniu! Można go przed wysłaniem wydrukować lub zapisać na dysku swojego komputera. Wysłany e-formularz otrzymuje indywidualny numer Cyfrowego Urzędu, a klient otrzymuje zwrotną informację, pod jakim numerem Cyfrowego Urzędu, do kogo, w jakiej sprawie, kiedy i kto wysłał e-formularz. Obecnie można sprawdzić stan załatwienia sprawy (po kliknięciu na link zostaniecie Państwo przekierowani na stronę Wrót Małopolski, gdzie będzie można wypełnić formularz.
Rozpoczęcie procedury załatwiania sprawy następuje poprzez wysłanie elektronicznego formularza (e-formularza) drogą internetową. Każdy obywatel może sprawdzić stan realizacji swojej sprawy, złożyć skargę, wniosek lub zapytanie. Staje się to realne przy korzystaniu z własnego profilu użytkownika i kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Cyfrowy Urząd docelowo będzie zintegrowany z systemem elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Tymbark , dlatego sprawy prowadzone drogą elektroniczną trafiać będą bezpośrednio do wydziału odpowiedzialnego za ich realizację.